Goed functionerende medezeggenschap is nodig om de juiste besluiten te nemen en draagt bij aan verbetering van de kwaliteit van zorg aan de bewoners. Medezeggenschap komt het beste tot zijn recht in een cultuur waarin bewoners en hun naasten ervaren dat het belangrijk is dat zij meedoen aan de besluitvorming. Om dat te bereiken, worden er verschillende acties ondernomen op bewonersniveau en op organisatieniveau. Deze procedure beschrijft op bewonersniveau de medezeggenschap bij begeleidingsplannen en op organisatieniveau de tevredenheidsonderzoeken en de werkwijze van de bewonersraad.
Er vindt 1x per jaar een officiële tevredenheidsmeting plaats d.m.v. een tevredenheidsonderzoek. Zowel bewoners als andere betrokkenen (bijv. vertegenwoordigers, bewindvoerders, ketenpartners) vullen een tevredenheidsonderzoek in, naar wens anoniem danwel ingevuld met naam. Het zorgteam verzamelt alle ingevulde vragenlijsten en maakt per vraag een overzicht van de antwoorden. Hierna wordt een overzicht gemaakt welke vragen onvoldoende (< 5,5), voldoende (5,5 – 8) of goed scoren (8 – 10). Alle uitkomsten worden gezien als relevant en informatief. Doorgaans worden de items die het laagst scoren, nader onderzocht en waar mogelijk aanpassingen voorgesteld. Dit wordt vervolgens beschreven in een samenvatting, conclusie en plan van aanpak. Middels regelmatige evaluatiemomenten wordt gemonitord hoe de ontwikkelingen gaan.
De resultaten uit het onderzoek worden gedeeld met het team, met de bewonersraad, met de bewoners en ketenpartners.
Voor iedere bewoner is een begeleidingsplan opgesteld, welke betrekking heeft op zowel het wonen als de dagbesteding. Het omvat onderwerpen als dagbestedingstaken, persoonlijke verzorging en medicatiegebruik.
Het begeleidingsplangesprek vindt één keer per jaar plaats. Hierbij zijn minimaal de bewoner, mentor en een lid van het zorgteam aanwezig. Andere direct betrokkenen, zoals de kliniek, reclassering of een familielid, worden ook uitgenodigd indien wenselijk. De bewoner heeft nadrukkelijk de ruimte om zijn verhaal te doen en daarmee regie over eigen leven te voeren. Zijn ervaringen, wensen en behoeften staan dus centraal. Alle partijen die aanwezig zijn, kunnen eveneens inbreng doen. Onderwerpen die worden besproken, zoals de dagbesteding en de doelen van afgelopen jaar, worden verwerkt in een evaluatieverslag. Tevens wordt alle nieuwe informatie verwerkt in het nieuwe begeleidingsplan. Wanneer alles is verwerkt in het evaluatieformulier en het nieuwe begeleidingsplan, wordt met de bewoner samen nogmaals alles doorgenomen of het akkoord is. Ook de andere aanwezigen krijgen de gelegenheid om het evaluatieformulier en het nieuwe begeleidingsplan in te zien, indien de bewoner hiervoor toestemming heeft gegeven. Wanneer alle partijen akkoord zijn, worden de documenten ondertekend.
Hoewel het begeleidingsplangesprek eenmaal per jaar wordt gevoerd, worden er gedurende het jaar op regelmatige basis gesprekken gevoerd met de bewoner en betrokkenen om de tevredenheid en voortgang te volgen. Deze gesprekken vinden bijvoorbeeld plaats met een vaste begeleider. Eén keer per drie maanden evalueert de vaste begeleider, samen met de bewoner, de persoonlijke doelen van de bewoner en rapporteert dit in het dagrapportagesysteem onder het kopje ‘evaluatie’. Mochten wijzigingen voor het begeleidingsplan wenselijk zijn, worden deze in overleg met de bewoner (en betrokkenen) door het zorgteam doorgevoerd, waarna eventueel opnieuw ondertekening plaatsvindt.
Volgens de Wmcz 2018 wordt een bewonersraad ingesteld op basis van een medezeggenschapsregeling. In deze medezeggenschapsregeling staat onder andere hoe de bewonersraad is samengesteld en hoe Stichting Domus Mill de bewonersraad betrekt bij besluiten. Hieronder staat in het kort de werkwijze beschreven.
Er vindt vier keer per jaar een bewonersraad plaats. Voorafgaand aan de bewonersraad wordt een overlegvergadering gepland met een lid van het zorgteam, de voorzitter van de bewonersraad en de naaste/vrijwilliger. Dit overleg vindt tussen de twee en vier weken plaats voordat de bewonersraad gepland is. Het initiatief voor het plannen van het overleg ligt bij het zorgteam.
Overlegvergaderingen worden voorgezeten door een lid van het zorgteam. Het zorgteam draagt zorg voor de agenda en voor de informatie die nodig is voor de bewonersraad om de vergadering daadwerkelijk te voeren. De agenda wordt opgehangen in het informatiebord op de Binnenhof.
Tijdens de vergadering wordt genotuleerd door de naaste/vrijwilliger. De notulen wordt vervolgens uitgewerkt en gedeeld met het zorgteam. Het zorgteam leest de notulen door en geeft aan als er vragen of opmerkingen zijn. De notulen wordt vervolgens, binnen één á twee weken na de vergadering, door de voorzitter en een lid van het zorgteam, voorgelezen aan alle bewoners. Hierna wordt de notulen opgehangen in het informatiebord.